物業(yè)管理處人力行政管理工作質量標準
述職報告―12
附件6第6部份
項目管理處人力行政管理工作質量標準
一、行政管理工作的任務
1.檔案管理。
2.辦公用品發(fā)放和管理。
3.員工宿舍、員工食堂的管理。
4.物業(yè)日常用品的采購和庫房管理。
5.人事招聘和人事檔案的管理。
6.員工手冊的編輯、修改、培訓和解釋。
7.物業(yè)工作的質量檢查。
8.總經理辦公室的日常事務處理。
9.與村委會、工商、小區(qū)辦等政府有關部門的協(xié)調聯系。
10.處理與與業(yè)主之間的法律糾紛。
10.組織員工的各項文體活動。
11.與客服部門合作組織社區(qū)的文體活動。
12.審查管理各部門向業(yè)主發(fā)通知的程序。
二、檔案管理
1.管理目標:建立建全檔案管理體系,結合iso9000質量體系認證,為申報區(qū)級、市級優(yōu)秀物業(yè)管理住宅小區(qū)打下堅實的基礎;向業(yè)主委員會轉交完整的物業(yè)資料,為物業(yè)管理合同的竟標續(xù)定創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。
2.檔案管理的類別:
工程類:
竣工圖紙、規(guī)劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗收合格證明、消防驗收合格證明、工程沉降觀測報告、占地面積的測繪報告、綠化規(guī)劃說明,綠化施工批準證明、水電施工批準證明、水電能源供應的協(xié)議書、環(huán)境評價書、房屋使用說明書、房屋質量保證書、房屋實測面積的測繪報告、全部的設計變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構架的質量合格證明、砂漿、混凝土試塊試壓報告、水、暖、氣等管道的打壓試驗報告、雨、污水排水立管閉水試驗和通球試驗的報告、所有設備和材料的訂貨合同,產品合格證、使用說明和維保協(xié)議、電纜鋪設記錄。電纜試驗記錄,所有電氣設備試驗調整,絕緣遙測、送電驗收的記錄、發(fā)電機、電動機試運行的記錄、生活水箱衛(wèi)生許可證、環(huán)保局對環(huán)境檢測合格的證明、四方驗收的全部技術資料、物業(yè)對設備設施接管驗收的全部驗收記錄、物業(yè)在設備運行過程中對設備設施實施維護保養(yǎng)和技術改造的記錄和相關技術資料等。
業(yè)主信息類:
房屋的銷售合同、房屋銷售過程中對業(yè)主有特殊承諾的書面材料、收房流程確認單、業(yè)主對房屋驗收的驗收單、物業(yè)管理服務合同、業(yè)主登記表、親屬登記表、車輛登記表、龐物登記表、向業(yè)主發(fā)放物品的記錄、在物業(yè)服務過程中業(yè)主的報修記錄、為業(yè)主提供特需服務的記錄、與物業(yè)洽商各種事項的記錄、業(yè)主投訴的記錄、房屋出租情況的登記、業(yè)主戶內發(fā)生各種行事案件的記錄、向業(yè)主發(fā)出各種通知的記錄、業(yè)主戶內發(fā)生各種突發(fā)事件的記錄、其它與物業(yè)管理有關的記錄、業(yè)主對房屋進行裝修的全部檔案資料,房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管,裝修驗收完畢后轉交客服部入業(yè)主檔案。
文件類:
所有已經審核批準的各部門的管理體系文件、所有與開發(fā)、施工單位等協(xié)商事項的文件、所有與物業(yè)管理有關的法規(guī)文件、所有公安、工商、消防、衛(wèi)生、建委、稅務、各級政府等執(zhí)法部門向物業(yè)下發(fā)的文件、所有對員工獎勵和處分的文件、所有公司經理會議決定事項的文件、各部門年終的工作總結材料等。
工作記錄類:各部門的全部工作記錄、所有業(yè)主報修的派工單、各種會議的會議記錄、與業(yè)主洽談的各種洽談記錄、各種大型活動的記錄等。
人事類:
所有物業(yè)人員的入職登記表、所有人員的上崗證件(復印件)、勞動合同、所有人員的考勤記錄、所有上級對下級、平級對平級、下級對上級的評語材料、所有業(yè)主物業(yè)人員的評語材料、特殊工作業(yè)績的相關記錄。年終個人工作總結材料等。
培訓類:
各種公司的培訓資料、各部門的培訓資料、所有外請單位對物業(yè)人員的培訓資料、各種專業(yè)技術的培訓資料等。
資料類:
所有設備設施的使用說明、維修保養(yǎng)的技術資料、各種宣傳資料、綠化資料等。
重大事件類:
園區(qū)內發(fā)生各種刑事案件的紀錄資料、因物業(yè)工作人員失誤給公司或業(yè)主造成重大損失的記錄資料、業(yè)主大會的重大決定事件的記錄資料等。
其它類:
不在以上類別范圍中但需要保存的與物業(yè)管理有關的資料。
3.檔案管理的相關規(guī)定:
1)物業(yè)所有的檔案均由行政管理部門進行管理。
2)能做電子版的檔案必須做成電子版由行政部和相關部門共同保存電子版。
3)業(yè)主檔案在客服部門保管、業(yè)主裝修檔案前期在工程部保管,其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。
4)臨時不能存檔的檔案資料,又各部門保管,必須接受行政部的指導、檢查,行政部對檔案管理工作負直接責任。
5)檔案資料中所有記錄表格只能用黑色簽字筆進行記錄,不能使用圓銖筆和其它顏色的筆做記錄。
6)所有記錄必須認真填寫,不能隨意涂改,特殊情況需要進行涂改的涂改處必須有涂改人的簽字。
7)所有記錄表格應按公司統(tǒng)一規(guī)定進行文件編號。
8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。
9)所有記錄的事件應編寫順序號。
10)各種記錄表格應切合實用性進行編制,原則上各種記錄表上不應有空格,對必須有的列項出現空格時可用斜畫線填寫。
11)對于記錄表中下一項內容與上一項相同時必須用文字進行填寫,不許用點點或符號填寫表示與上項相同。
12)各種記錄按月收集存檔,存檔的記錄必須編輯成冊做封皮。一般性工作記錄存檔期為一年,重要事件的記錄存檔期5-10年(帶※號的為重要記錄)。
13)所有存檔的文件資料必須按系統(tǒng)編撰成文件體系存入檔案盒中,檔案盒內第一頁必須編撰文件目錄,目錄中必須標注文件頁碼。
14)檔案盒側面必須按規(guī)定標注文件體系的名稱,便于文件的查找。
15)檔案盒必須整齊碼放在文件柜中,文件的標注一側必須對外,便于查看。
16)文件查閱后必須按頁碼放回文件盒中,不許將頁碼放亂。
17)所有檔案資料的借閱必須經行政主管同意,借閱人員必須填寫資料借閱登記表。
三、其它工作
1.每月向總經理申報各種辦公用品的采買計劃,批準后進行采買,貨比5家,廣泛征集各部門意見后,指定供應商長期合作。但在合作過程中嚴格控制商品的質量。
2.按照有關規(guī)定控制發(fā)放各部門的辦公用品,并指導各部門節(jié)約使用辦公用品,杜絕浪費。
3.對員工宿舍要有制度、有培訓、有
檢查,杜絕臟亂差的現象,象軍隊一樣嚴格管理,象家庭一樣和諧溫馨。
4.與廚師人員不斷溝通,搞好員工伙食,確保員工要吃飽吃好。
5.嚴格管理庫房,所有庫存商品必須整齊碼放在貨架上,使用統(tǒng)一標簽標注,方便各種物品的查找,嚴格執(zhí)行出入庫登記的制度,每三個月盤點一次,確保賬目清楚無差錯。
6.按招聘程序招聘物業(yè)人員,對已上崗的人員進行崗位培訓、考勤監(jiān)督等人事管理。
7.日常指導和督導各部門的質量體系工作,每月進行質量檢查一次,有評比、有判分,及時糾正物業(yè)工作的不足,促進物業(yè)整體工作的質量不斷提升。
8.在總經理授權的情況下代表總經理與各系統(tǒng)的政府部門進行溝通,參加政府部門的各項會議,向總經理匯報向物業(yè)員工傳達政府部門的有關精神和決定。
9.處理與業(yè)主之間的法律糾紛,明確各方責任,對于少數無正當理由長期拒絕繳納物業(yè)管理服務費的,協(xié)助律師起草律師函和起訴材料。
10定期組織豐富多彩的員工文體活動,(每月為員工過生日一次、業(yè)余事件要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織員工的旅游一次等)征求員工意見,不斷象總經理建議改進和增加員工文體活動的內容。
11.定期組織豐富多彩的業(yè)主宣傳和文體活動,(每月在大門崗組織一次物業(yè)法規(guī)宣傳日活動、收集物業(yè)與業(yè)主的糾紛案例組織業(yè)主進行案例分析溝通會、組織業(yè)主進行羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織業(yè)主的旅游一次等)征求業(yè)主意見,不斷象總經理建議改進和增加業(yè)主宣傳活動和文體活動的內容。
12.所有對業(yè)主發(fā)出的通知、協(xié)商函等文件由行政部負責審查,必須確保格式正確、語句通順,無錯別字、恭敬用語,充分體現公司水準。
四、行政管理部必要的管理制度
1.崗位職責。※
2.檔案管理制度。
3.辦公環(huán)境的管理規(guī)定。※
4.員工儀容儀表的管理規(guī)定。※
5.考勤的管理制度。
6.辦公用品發(fā)放和使用的管理規(guī)定。
7.庫房管理規(guī)定。※
8.物品進出庫的管理規(guī)定。※
9.員工宿舍的管理規(guī)定。※
10.物業(yè)工作質量檢查的管理規(guī)定。※
11.員工定期考核的管理規(guī)定。
12.員工浴室使用的管理規(guī)定。※
13.年終評選優(yōu)秀員工的管理規(guī)定。
14.越級上告的管理規(guī)定。
15.各部門向業(yè)主發(fā)通知的工作程序的管理規(guī)定。
帶※號的為必須上墻的管理制度。
五、員工手冊的編輯和培訓
1.員工手冊的內容應包括企業(yè)簡介、總經理致詞、企業(yè)文化的的介紹、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)用人的專業(yè)化標準、企業(yè)招聘的程序、企業(yè)管理的核心思想、企業(yè)員工的休假制度、員工的其它福利待遇、企業(yè)工服的管理制度、企業(yè)食堂的用餐標準和管理制度、員工的功過獎懲制度、企業(yè)員工考核的管理制度等。由行政部負責編輯、修改、培訓和解釋工作。
