第1篇 集團公司會議管理制度
集團有限公司會議管理制度
第一章總則
第一條為有效利用會議,確保會議達到預期的效果,規(guī)范會議管理,特制訂本制度。
第二條本制度適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司及所管轄各分(子)公司、部門的會議管理。
第二章會議的分類
第三條根據(jù)涉及范圍的不同,會議可分為公司級會議、部門級會議、科級會議等。
第四條根據(jù)性質的不同,會議可分為專業(yè)會議、專題會議等。
第三章會議的組織與管理
第五條會議組織:公司性會議,由總經(jīng)辦、行政部或各承辦部門負責組織;各公司、部門內部會議由各公司、部門自行組織。
第六條會議管理:
(一)會前準備
1.會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;
2.會務服務提供部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等;
3.各部門在公司總部召開的會議需用會議室的,應向會議室管理部門提出預約,由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。
4.會議通知:
(1)會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門;
(2)會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門;
(3)會議通知應包括參會人員、時間、地點、會議主題及內容、參會人員必須準備的材料等。例行召開的會議如需臨時調整,須提前通知各參會人員。
(二)會議記錄:公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定:
1.各部門應常設一名會議記錄員(一般為本部門的內務文員),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2.會議記錄遵照'誰組織,誰記錄'的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要,臨時指定會議記錄員。
3.集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由行政部秘書處記錄人員負責會議記錄工作,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。
4.所有會議原則上均須形成有效的會議記錄,并在會議結束后2天內及時傳達給參會人員及需要了解會議內容的人員,公司晨會會議紀要要求于當日傳達給參會人員及需要了解會議內容的人員。
(三)會場管理:原則上要求安排人員進行會場紀律等行為管理。
(四)會議請假:
1.生病、出差、處理公務而不能及時返回公司,或參加其他重要會議、接待來訪或處理突發(fā)事故等原因可以請假。
2.請假人員須事先親自向會議主持者遞交《請假單》,生病、出差、公務在外人員須通過電話親自向會議主持者請假。
3.請假人員在會議結束后應及時了解會議精神及會議布置的任務。
(五)會場紀律:
1.參會人員必須準時到會或提前5分鐘到會場,會議主持人因特殊情況不能到會的,應事先安排代理人或通知參會人員適當推遲會議時間。
2.參會過程中如有緊急事務須處理的,參會人員必須征得會議主持人同意后方可離開。
3.會議開始后,參會人員須將手機等通迅工具關閉(或改為振動);不得有交頭接耳、打瞌睡等行為。
4.要尊重別人發(fā)言,有不同意見可在會上提出,會議決定必須服從。
第七條對會議主持人的要求:
(一)公司性會議由總經(jīng)理辦公會成員負責主持,各公司、部門性會議由該公司、部門總經(jīng)理或其委托代理人負責主持。
(二)會議主持人要尊重每個人的意見或建議、善于分析,能解決的問題要果斷處理,不得拖拉、反復。
(三)會議主持人要嚴格控制會議進程,如無特殊情況,會議不得超出規(guī)定時間。
(四)會議中如須討論的,若偏離會議主題,主持人須及時提醒或制止。
第八條會議時間要求:
(一)會議時間原則上以不超過2小時為宜。
(二)日會原則上以不超過15分鐘為宜。
第九條會議內容基本要求:為確保會議質量,會議內容中須有以下常規(guī)會議內容:
(一)傳達公司總部及上級領導下達的指示、精神和工作任務;
(二)總結前期工作及會議任務完成情況,并通報評比結果;
(三)討論前期工作中出現(xiàn)的各種問題,并提出具體的解決方法;
(四)下階段工作要求及任務布置。
第十條會議有效性:
(一)凡上述會議內容基本要求中有超過3條(含)以上要求未予實施的,將視為無效會議。
(二)會議任務落實:會議任務應傳達到每一個相關人員,并確定人員負責跟催落實相關會議任務。會議任務的跟催落實以會議原始記錄及會議紀要為依據(jù)。
第四章附則
第十一條本制度解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第十二條本制度自頒布之日起正式執(zhí)行,前期相關規(guī)定自行廢止。
第2篇 房地產(chǎn)集團公司會議室管理制度
房地產(chǎn)集團有限公司會議室管理制度
第一章 總則
第一條 為滿足x 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)各類會議的需要,營造整潔、規(guī)范、有序的會議氛圍,確保公司各類會議的順利舉行,特制訂本制度。
第二條 本制度中的會議室是指公司專用會議室。
第三條 綜合管理部為會議室的歸口管理部門。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 會議室的配置和布置
第五條 會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設備、飲水設施、空調、換氣扇、煙缸及電話等。
第六條 會議室應根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質和需要進行布置,主要包括會標、盆栽植物、桌牌等。
第三章 會議室的管理
第七條 管理人員職責
(一)每天對會議室進行保潔、整理;
(二)每次會議后立即清掃、整理;
(三)每天對盆栽植物進行養(yǎng)護并定期更換;
(四)每天檢查設施設備,發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理;
(五)每天檢查物品的備用情況,根據(jù)需要隨時補充;
(六)做好會議室的使用安排;
(七)根據(jù)會議要求,做好會議室的布置工作;
(八)做好會議的保密工作;
(九)做好會議室的安全防范工作。
第八條 管理要求
(一)場地和設施設備整潔、擺放有序;
(二)盆栽植物美觀、養(yǎng)護得當;
(三)設施設備完好、有效;
(四)消耗性物品不短鈍
(五)會議室的安排合理有序、不沖突;
(六)會議室的布置快速、周到、規(guī)范;
(七)安全防范工作周密、細致。
第四章 會議室的使用
第九條 需要使用會議室的部門應將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)及相關要求提前1 天(需做會標的提前2 天)通知綜合管理部。
第十條 綜合管理部根據(jù)各部門預約的會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素,視先 后、輕重、緩急進行統(tǒng)籌安排,合理調配,并將確定的會議室地點及時通知相關部門。
第十一條 如遇會議時間、場地重疊,無法按照要求作出安排的,綜合管理部應及時與相關部門聯(lián)系,以作出相應調整或另行安排。
第十二條 使用會議室的部門及員工應正確使用并愛護會議室的設施設備,發(fā)生問題應及時與綜合管理部聯(lián)系,同時應自覺保持會議室的整潔,不隨意丟棄煙蒂、雜物等。
第五章 附則
第十三條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。
