物業(yè)財務(wù)財務(wù)檔案管理專項制度
物業(yè)財務(wù)管理專項制度之財務(wù)檔案管理
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
1.1會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
1.2會計帳簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
1.3財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、管理處每年形成的會計檔案,必須由財務(wù)部按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
3、財務(wù)出納人員不得兼管會計檔案。
4、各管理處的會計檔案不得借出。如有特殊需要,需經(jīng)公司總部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并必須辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、財務(wù)部必須建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各管理處的會計檔案按照《會計檔案保管期限表》的規(guī)定期限保管。
7、會計檔案的銷毀按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
8、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,必須單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,必須在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
9、采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的,必須保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
